Één administratiesysteem zonder nieuwe software, lagere kosten en minder dubbel werk
Huidige situatie
Tijdens een AI Scan bij een landelijke facility management organisatie bleek dat projectadministratie onnodig veel tijd kostte. Het team registreerde uren, materialen en projectstatussen in vijf verschillende tools. Iedereen werkte met een andere werkwijze en informatie verdween in spreadsheets, losse portals en interne formulieren.
Het probleem zat niet in het werk zelf, maar in de versnippering: dubbel invoeren, terugkerende controles en rapportages die niet met elkaar overeenkwamen.
Uitdaging: één manier van werken, zonder systeemwisseling
De organisatie wilde niet investeren in nieuwe software of een groot IT-traject. De vraag werd:
Hoe creëren we één duidelijke werkwijze, zonder opnieuw te moeten bouwen?
Er waren drie wensen:
Eén centrale plek voor uren en materialen per project
Minder handmatige invoer en minder foutcorrecties
Betrouwbare rapportages met actueel projectinzicht
Oplossing: kiezen, opruimen en opnieuw inrichten
In plaats van een nieuwe tool zoeken, is begonnen bij helderheid. We hebben met het team:
De vijf systemen beoordeeld op nut, kosten en overlap
De tool met de meeste toekomstwaarde gekozen
Die omgeving volledig opnieuw ingericht op hun processen
Belangrijk was niet om iets nieuws te bouwen, maar om functies te benutten die al bestonden. Denk aan:
automatische statusupdates per project
registraties zonder dubbele invoer
vaste workflows voor uren en materialen
rapportages die altijd kloppen met de administratie
Zodra de nieuwe inrichting werkte, konden vier andere tools worden uitgefaseerd zonder verlies van functionaliteit.
Resultaat
Binnen één maand werkte het hele team in één omgeving. De impact:
Vier tools opgezegd → €1.380 per maand bespaard
Geen dubbele invoer, minder fouten en minder correctiewerk
Actuele projectstatussen zonder extra rapportage
Team ervaart rust en duidelijkheid in werkprocessen
De administratie kost nu minder tijd én levert betrouwbaardere stuurinformatie op.
Wat dit laat zien
Een AI Scan is niet altijd een opmaat naar nieuwe technologie. Soms ontstaat de grootste winst door te stoppen met wat niet nodig is en het beste uit bestaande middelen te halen. Geen extra software, geen extra licenties, wél meer efficiëntie en minder frustratie.
Voor organisaties met veel interne tools geldt dan ook: de oplossing is niet altijd méér, maar beter gebruik van wat er al is.